VAMV

55 JAHRE AKTIVE INTERESSENVERTRETUNG

Datenschutzhinweise für Veranstaltungen des Bundesverbandes VAMV via „Zoom“

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Bundesverband alleinerziehender Mütter und Väter e.V. (VAMV) (nachfolgend auch „VAMV“ oder „wir“ ge- nannt) und die Ihnen nach den Datenschutzgesetzen zustehenden Rechte im Rahmen der Durchführung von Online-Veranstaltungen, die über das Videokonferenzsystem „Zoom“ durchgeführt werden. Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom informieren.

1.) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzkontakt

Verband alleinerziehender Mütter und Väter, Bundesverband e.V. Bundesvorstand
Vertretungsberechtigter Vorstand: Daniela Jaspers
Hasenheide 70, 10967 Berlin

Tel.: 030/ 69 59 78 6
Fax: 030 / 69 59 78 77 E-Mail: kontakt(at)vamv.de

Datenschutzanfragen können per Post an die o.g. Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder per E-Mail gesendet werden: datenschutz@vamv.de

2.) Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Wir nutzen das webbasierte Videokonferenzsystem „Zoom“ des Anbieters Zoom Communications, Inc. mit Hauptsitz in den USA, um Online-Meetings, Videokonferenzen, Online-Seminare und/oder Schulungen (z. B. im Falle der Überbrückung von zeitlichen, regionalen oder sonstigen Einschränkungen) durchzuführen. Mit Zoom können die Veranstaltungsteilnehmer*innen von jedem Ort und zu jeder Zeit zusammenarbeiten.

Um an der Veranstaltung nach der bestätigten Anmeldung teilzunehmen, müssen sich die Teilnehmer*innen über einen personalisierten Link selbst zur vereinbarten Uhrzeit bei Zoom einwählen. Der Download einer Software ist nicht erforderlich.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverar- beitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über die Browser-Version nutzbar, die Sie in der Bestätigungs-E-Mail von uns erhalten haben.

Protokollierung: Um die Zoom-Veranstaltung nachbereiten zu können, werden ggf. Chatinhalte protokol- liert.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Teilnahme an einer mit Zoom durchgeführten Veranstaltung des Bundesverbandes VAMV erfolgt auf Basis der nachfolgenden Rechtsgrundlagen:

Datenschutzhinweise VAMV (Zoom)

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Für Beschäftigte des VAMV basiert die Rechtsgrundlage auf Artikel 6, Absatz 1 lit. b) DSGVO i. V. mit § 26 BDSG: Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist zur Erfüllung der Aufgaben aus dem Arbeitsvertrag erforderlich.

Für Vertragspartner*Innen oder Veranstaltungsteilnehmer*innen des VAMV basiert die Rechtsgrundlage auf Art. 6, Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Zoom-Veranstaltung im Rahmen der Vertragsbeziehung durchgeführt wird.

Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung von Vertragsverhältnissen erforderlich, gleichwohl aber elementarer Be- standteil bei der Nutzung von Zoom sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Da- tenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Veranstaltungen insbesondere im Falle der Überbrückung von zeitlichen, regionalen oder sonstigen Ein- schränkungen. Weitere berechtigte Interessen in diesem Zusammenhang sind z. B. die Versendung von Einladungen zu Zoom-Veranstaltungen mit individuellen Zugangsdaten, die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und/oder Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die Gewährleistung der IT-Sicherheit auf den eingesetzten IT-Systemen, die Erstellung von Statistiken über die Nutzungsdauer und Teilnehmenden- anzahl.

In Einzelfällen basiert die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Zoom-Veranstaltungs- Teilnehmer*innen auf Art. 6, Abs. 1, lit. a) DSGVO (= ausdrückliche Einwilligung oder konkludentes Handeln der Betroffenen / Teilnehmer*Innen). Beispiele im Rahmen einer Zoom-Veranstaltung sind: Nutzung von optionalen Zoom-Funktionen (= konkludentes Handeln), Namensnennung (bei Angabe von Klarnamen), Namensanzeige (bei Angabe von Klarnamen) oder Teilen des Bildschirms mit anderen Zoom- Veranstaltungsteilnehmenden. Der Umfang der Nutzungsdaten richtet sich danach, von welchen der jeweils bereitgestellten Funktionen die Teilnehmenden der jeweiligen Zoom-Veranstaltung pro-aktiv Gebrauch ma- chen. Die Nutzung der Zoom-Funktionen erfolgt grundsätzlich freiwillig durch die Teilnehmenden.

Soweit uns eine Einwilligung (auch durch konkludentes Handeln) zur Verarbeitung von personenbe- zogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verar- beiteten Daten.

3.) Kategorien und Umfang der Datenverarbeitung bei einer Zoom-Veranstaltung

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einer Zoom- Veranstaltung machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

a) Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Organisation, E-Mail-Adresse, Profilbild (optional).
b) Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer*innen-IP-Adressen, Geräte-/Hardware- Informationen
c) Text-, Datei-, Audio- und Videodaten (optional): Während der Dauer der Zoom-Veranstaltung werden die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts sowie ggf. geteil- te Bildschirme, hochgeladene Dateien oder über die Chatfunktion eingegebene Texte verarbeitet. Der Um- fang der Nutzungsdaten richtet sich danach, von welchen der jeweils bereitgestellten Funktionen die Teil- nehmenden Gebrauch machen. Sie haben ggf. die Möglichkeit, die Upload-, Chat-, Video-, Mikrofon-, Fra-

Datenschutzhinweise VAMV (Zoom)

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gen-, Screen-Sharing- oder Umfragen-Funktionen zu nutzen. Insoweit werden die von den Teilnehmenden gemachten Eingaben verarbeitet, um diese während der Veranstaltung mit anderen Teilnehmenden zu tei- len, anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.
e) Bei Einwahl mit dem Telefon (optional): Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Länder- name, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts ge- speichert werden.

4.) Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Zur Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre Daten zum Teil durch externe Dienstleister verarbeitet.

Empfänger

E-Mail-Provider

Telekommunikationsdienstleister

IT-Dienstleister

Zoom Video Communications, Inc

Andere Teilnehmende und Moderator*innen

5.) Dauer der Datenspeicherung

Zweck der Weitergabe

Transport und Speicherung von E-Mails mit Zugangsda- ten zur Veranstaltung
Transport und Speicherung von Verbindungsdaten bei Einwahl über das Telefon

Wartung, Pflege und Instandhaltung der IT-Systeme (Hardware und Software)
Durchführung des Online-Seminars über den Dienst Zoom

Im Falle der Nutzung der bereitgestellten Zoom- Funktionen

Ihre Daten werden zur Anmeldung und zur individuellen Einladung sowie während der Durchführung der Zoom-Veranstaltung sowie für die Abrechnung der Veranstaltung verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur zu diesem Zweck oder wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Ihre personenbezogenen Daten werden nach Ablauf der gesetzlich festgelegten Frist unwiderruflich gelöscht.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Ihre Teilnahme an unserer Zoom-Veranstaltung (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten im Online- Seminar) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden. Daten, die die Sicherheit der Verarbeitung sowie die Unterbindung von Sicherheitsvorfällen gewährleisten (Protokolldaten der IT-Systeme), werden nach Ablauf von 3 Monaten vollständig gelöscht. Statistische Angaben zur Veranstaltung für die Berichter- stattung werden nicht gelöscht.

Die Daten auf Basis von Einwilligungen werden bis zum Widerruf oder bis zur Erreichung des angestrebten Zweckes gespeichert. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

6.) Datenschutzrechte für Betroffene

Alle Betroffenen haben das Recht auf Auskunft gemäß Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung ihrer Daten gemäß Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung ihrer Daten gemäß Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten gemäß Artikel 18 DSGVO und das Recht auf Datenübertra- gung gemäß Artikel 20 DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

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Gemäß Artikel 21, Absatz 1 DSGVO haben betroffene Personen außerdem das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten, Widerspruch einzulegen. Das betrifft insbe- sondere diese Fälle:

A) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht gemäß Artikel 21, Absatz 1 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr ver- arbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachwei- sen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltend- machung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

B) Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung gemäß Arti- kel 21, Absatz 2 DSGVO

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Die Verarbeitung Ihrer Daten zu diesem Zweck ist bei der Teilnahme an einer Zoom-Veranstaltung nicht vorgesehen.

Anfragen zur Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte stellen Sie bitte unter Angabe Ihres vollständigen Namens per Post oder E-Mail an den Bundesverband VAMV:
Verband alleinerziehender Mütter und Väter, Bundesverband e.V.
Hasenheide 70, 10967 Berlin

oder datenschutz@vamv.de

Beschwerderecht:

Sofern Sie den Verdacht haben, dass Ihre Daten durch uns rechtswidrig verarbeitet werden, können Sie selbstverständlich jederzeit eine gerichtliche Klärung der Problematik herbeiführen. Zudem steht Ihnen jede andere rechtliche Möglichkeit offen. Unabhängig davon steht Ihnen gem. Art. 77 Abs. 1 DSGVO die Mög- lichkeit zur Verfügung, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Das Beschwerderecht gem. Art. 77 DSGVO steht Ihnen in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes und/oder des Ortes des vermeintlichen Verstoßes zu, d.h. Sie können die Aufsichtsbehörde, an die Sie sich wenden, aus den oben genannten Orten wählen. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrich- tet Sie dann über den Stand und die Ergebnisse Ihrer Eingabe, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtli- chen Rechtsbehelfs gem. Art. 78 DSGVO.

7.) Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

„Zoom“ ist ein Videokonferenzdienst des Anbieters Zoom Video Communications, Inc. mit Hauptsitz in den USA (Adresse: 55 Almaden Blvd. Suite 600, San Jose, CA 95113, USA). Eine Verarbeitung der personen- bezogenen Daten findet somit in einem Drittland statt, wenn Sie an einer Zoom-Veranstaltung teilnehmen. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforde- rungen der gesetzlichen Auftragsverarbeitungsbestimmungen gemäß Art. 28 DSGVO entspricht. Ein ange- messenes Datenschutzniveau wird durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

8.) Freiwilligkeit und Bereitstellungspflicht personenbezogener Daten

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Die Teilnahme an der Zoom-Veranstaltung erfolgt grundsätzlich freiwillig.

Sofern Sie an der Zoom-Veranstaltung teilnehmen, werden die in diesem Dokument näher beschriebenen personenbezogene Daten über das Videokonferenzsystem Zoom verarbeitet. Ohne die Bereitstellung der Einwahl-Daten ist eine Teilnahme an der Zoom-Veranstaltung nicht möglich, es können jedoch teilweise anonyme oder pseudonyme Daten verwendet werden. Die Verwendung der Audio-, Video- und Chatfunktion erfolgt freiwillig und durch eindeutige Handlungsweise der Teilnehmenden (z. B. pro-aktives Anschalten der Kamera oder des Mikrofons, Nutzung der Chatfunktion).

9.) Automatisierte Entscheidungsfindung, Durchführung eines Profilings

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzt der Bundesverband VAMV grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

„Profiling“ ist eine Form der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten unter Bewertung der persönlichen Aspekte in Bezug auf eine natürliche Person, insbesondere zur Analyse oder Prognose von Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben oder Interessen, Zuverlässigkeit oder Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel der betroffenen Person, soweit dies rechtliche Wirkung für die betroffene Person entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Ein Profiling erfolgt nicht.